Zásady zpracování osobních údajů

Zásady práce s vašimi údaji

Jsme UGO trade s.r.o., IČO 277 72 659, se sídlem Za Drahou 165/1, Pod Bezručovým vrchem, 794 01 Krnov, jsme zapsaní u Krajského soudu v Ostravě, sp. zn. C 41473.   

Naše kontaktní údaje jsou:

E-mail: [email protected]

Tel. č.:  + 420 773 550 039

Pro poskytování našich služeb, prodej produktů a provoz webových stránek zpracováváme některé osobní údaje.

Zpracování osobních údajů upravuje zejména nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) („GDPR“).

I. Zpracování osobních údajů

A. Zpracování osobních údajů v případě použití kontaktního formuláře

Pokud individuálně poptáváte naše produkty a služby, budeme pracovat s vašimi kontaktními údaji, které nám sdělíte, hlavně prostřednictvím poptávkového formuláře. Jsou to: jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo, vaše požadavky ohledně našich produktů a služeb, případně další údaje, které nám v poptávce vyplníte nebo nám je v rámci další domluvy předáte. 

Z jakého důvodu?

Kontaktujeme vás přes ně pro další domluvu ohledně zboží a služeb.

Na základě jakého právního důvodu?

Jedná se o zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR – jednání o smlouvě a plnění smlouvy.

Jak dlouho budeme osobní údaje zpracovávat?

Pokud nenavážeme další spolupráci, vaše data budeme zpracovávat nejdéle 2 roky od naší poslední komunikace. 

B. Zpracování osobních údajů v případě nákupu

Pokud u nás nakoupíte produkty, budeme pracovat s údaji, které nám v rámci nákupu předáte. Jsou to hlavně fakturační údaje: jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo, adresa a údaje o vašem nákupu. 

Z jakého důvodu?

Osobní údaje potřebujeme zpracovat, abychom splnili naši smlouvu – dodali vám zakoupené produkty a služby. Přes kontaktní údaje s vámi budeme také komunikovat ohledně stavu vaší zakázky, případně ohledně reklamací, stížností nebo vašich dotazů. 

Osobní údaje budeme dále zpracovávat pro splnění našich povinností, které nám plynou ze zákona (hlavně pro účetní a daňové účely, případně pro vyřízení reklamací a jiné).

Na základě jakého právního důvodu osobní údaje zpracováváme?

Jedná se o zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR – plnění smlouvy a čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR – plnění našich povinností.

Jak dlouho budeme osobní údaje zpracovávat?

Po dobu plnění naší služby a poté 10 let od posledního poskytnutí takové služby nebo dodání zboží – tato lhůta plyne z právních předpisů v oblasti daní a účetnictví.

C. Newslettery a SMS (obchodní sdělení)

Pokud se nám zapíšete do newsletteru nebo jste nakupující zákazník a nezakázali jste nám to při nákupu, můžeme použít vaši e-mailovou adresu a telefonní číslo pro rozesílku našich novinek.

Na základě jakého právního důvodu?

V případě zápisu do newsletteru se jedná o zpracování na základě vašeho souhlasu, tedy na základě čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR. 

V případě, že jste nakupující zákazník, umožňuje nám to ust. § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, pokud jste nám to při nákupu nezakázali.

Souhlas je dobrovolný a kdykoliv odvolatelný. 

Jak dlouho budeme osobní údaje zpracovávat?

2 roky po udělení souhlasu nebo od posledního nákupu. Z rozesílky se můžete kdykoliv odhlásit prostřednictvím e-mailu nebo nás kontaktujte na výše uvedených kontaktech. Podíváme se na to.

D. Analytika

Údaje o vašem nákupu (co jste nakoupili, kdy, za jakých podmínek) používáme také pro analytické účely. Na základě těchto dat víme, jaké zboží dokoupit, kde posílit naše služby, kde naopak „ubrat“, co do budoucích období ekonomicky očekávat a podle toho naše produkty optimalizovali.

Z jakého důvodu?

Potřebujeme data, abychom naši firmu správně řídili a rozvíjeli. 

Na základě jakého právního důvodu?

Jedná se o zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR – zpracování na základě tzv. oprávněného zájmu.

Jak dlouho budeme osobní údaje zpracovávat?

Po dobu 2 let, poté data pro tyto účely anonymizujeme nebo dále nezpracováváme. 

Proti takovému zpracování můžete podat tzv. námitku. Kontaktujte nás případně na výše uvedených kontaktech.

E. Analytika a cílení reklamy za pomocí kontaktních údajů

Pokud jste nám dali na naší liště souhlas, pracujeme s vaším telefonem a e-mailem také pro účely analytiky, trackování a cílení reklamy, mimo jiné za využití (a propojení nástrojů) společnosti Google.

Na základě jakého právního důvodu?

Jedná se o zpracování na základě vašeho souhlasu, tedy na základě čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR. Souhlas je dobrovolný a kdykoliv odvolatelný.

Jak dlouho budeme osobní údaje zpracovávat?

Maximálně po dobu 1 roku, pokud souhlas neprodloužíte nebo nevezmete zpět.

F. Zaslání životopisu 

Pokud reagujete na naši otevřenou pracovní pozici a zasíláte nám životopis pro výběrové řízení, zpracováváme osobní údaje z tohoto životopisu a vaše kontaktní údaje pro účely výběrového řízení.

Na základě jakého právního důvodu?

Jedná se o zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR – jednání o smlouvě a spolupráci.

Jak dlouho budeme osobní údaje zpracovávat?

Do ukončení výběrového řízení. Po jeho ukončení budeme osobní údaje dále zpracovávat pouze pokud se s vámi domluvíme na další spolupráci nebo nám k tomu dáte souhlas. 

II. Kdo se k datům dostane?

Vaše data zůstanou u nás. Přesto pro nás pracují některé společnosti nebo podnikající fyzické osoby, kteří se k datům dostanou proto, že nám pomáhají s chodem naší společnosti. Jsou to:

• společnosti podílející se na expedici plateb (ČSOB a.s.)
• společnosti podílející se na expedici zboží (WOLT Drive)
• poskytovatel e-mailingové služby (Ecomail)
• společnosti podílející se na marketingových akcích (Yaneba, s.r.o.)
• společnosti podílející se na procesu zpracování objednávky a platby (NG Retail s.r.o., Hugmarket s.r.o., Able s.r.o.)

III. Uživatelský účet

Pokud jste se registrovali do našeho uživatelského účtu, budeme zpracovávat vaše osobní údaje na základě vašeho souhlasu, tedy podle čl. 6 odst. 1 písm. a). Souhlas je zcela na vás, je dobrovolný, ale nutný. Bez něj vám účet neumíme vytvořit.

Pro zřízení zpracováváme osobní údaje, které nám vyplníte v registračním formuláři – jméno, e-mailovou adresu. Tyto údaje jsou povinné – bez nich neumíme účet aktivovat a spravovat.

V rámci vedení účtu uchováváme údaje o vašich objednávkách, námi poskytnutých službách a počtu nasbíraných bodů.

Další údaje, které nám zadáte, už jsou zcela na vás – jedná se o informaci o tom, zda jste žena/muž, kdy máte narozeniny nebo jaké máte stravovací preference. Také nám můžete zadat adresu nebo telefonní číslo. Tyto údaje jsou nepovinné a pokud nám je zadáte, využijeme je pro rychlejší odbavení vašich online nákupů, segmentaci nabídek pro vás na základě vašich preferencí a případně zaslání dárků a slev (typicky k narozeninám).

Osobní údaje budeme používat po dobu vašeho využívání účtu. Účet vám deaktivujeme a údaje smažeme, pokud účet nepoužijete déle jak 5 let od posledního nákupu. Účet také můžete kdykoliv deaktivovat (tedy váš souhlas se zpracováním osobních údajů odvolat). V takovém případě budou vaše osobní údaje smazány.

IV. Věrnostní program

Pokud jste se registrovali do našeho věrnostního programu, budeme zpracovávat vaše osobní údaje, které nám při registraci předáte. Jsou to jméno, příj,mení, datum narození, pohlaví, adresa, telefon, emailová adresa. Více informací o tomto klubu najdete tady.

Z jakého důvodu?

Osobní údaje potřebujeme zpracovat, abychom splnili naši smlouvu – dodali vám slíbené produkty a služby v rámci věrnostního klubu, podle našich pravidel. Přes kontaktní údaje s vámi budeme také komunikovat ohledně stavu vašeho členství, případně ohledně stížností nebo vašich dotazů. 

Osobní údaje budeme dále zpracovávat pro splnění našich povinností, které nám plynou ze zákona (hlavně pro účetní a daňové účely, případně pro vyřízení reklamací a jiné).

Na základě jakého právního důvodu osobní údaje zpracováváme?

Jedná se o zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR – plnění smlouvy a čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR – plnění našich povinností.

Jak dlouho budeme osobní údaje zpracovávat?

Po dobu trvání vašeho členství a poté 10 let od posledního poskytnutí produktu nebo služby.

V. Vaše práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů

Pokud byste měli k osobním údajům otázky, kontaktujte nás na výše uvedených kontaktech.

V naší společnosti není jmenovaný pověřenec pro oblast zpracování osobních údajů.

V naší společnosti nedochází k profilování ani automatizovanému rozhodování. 

Osobní údaje zpracováváme na území EU, případně v amerických nástrojích, pokud jejich poskytovatelé přistoupili do programu Data Privacy Framework.

Nařízení GDPR vám dává mimo jiné právo obrátit se na nás a chtít informace, jaké vaše osobní údaje zpracováváme, vyžádat si u nás přístup k těmto údajům a nechat je aktualizovat nebo opravit, popřípadě požadovat omezení zpracování, můžete požadovat kopii zpracovávaných osobních údajů, požadovat po nás v určitých situacích výmaz osobních údajů a v určitých případech máte právo na jejich přenositelnost. Udělené souhlasy jsou kdykoliv odvolatelné a proti zpracování na základě oprávněného zájmu lze vznést námitku. 

Pokud si myslíte, že s daty nenakládáme správně, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, tel.: 234 665 111, ID DS: qkbaa2n, [email protected], uoou.gov.cz), případně se se svými nároky obrátit na soud.